Гугл-документы для письма и совместной работы

Моё знакомство с текстовыми редакторами началось с MS Word. Когда я пришёл в команду журнала «Редактор», меня попросили присылать тексты в Google Docs. Не то чтобы я не умел работать в этой системе — опыт уже был, но всё же я побаивался этого онлайн-редактора. Теперь же освоился и готов рассказать, как эффективно использовать гугл-документы для письма и совместной работы.

Google-революция

Текстовый редактор и электронные таблицы Google Docs были представлены в 2006 году и — сейчас в этом уже можно не сомневаться — сделали революцию. Хотя, если быть точным, в 2005 году онлайн-редактор придумала компания Upstartle и назывался он Writely. Но в независимом виде продукт продержался совсем мало времени и был выкуплен корпорацией Google.

В чём революционность? Гугл-документы не обладают такой же мощностью, как MS Word, в котором можно (не очень, правда, удобно) даже верстать макеты книг для печати. По сути «Ворд» — это гораздо больше, чем текстовый редактор. В нём можно автоматизировать многие рутинные процессы, например, создать шаблон почтового конверта, отдельно оформить список адресатов и автоматически сформировать нужное количество конвертов с разными адресами. Только вряд ли кому-то из нас эта возможность требуется часто.

Возможности Google Docs куда скромнее, но они всё равно завоевали огромную популярность. Настолько большую, что вскоре и у Word, и у iWorks, и у OpenOffice появились онлайн-версии. Я считаю, революционность гугл-документов заключается не в бесплатности, не в том, что для их работы достаточно простого браузера, а в возможности совместной работы.

Как строится совместная работа, когда автор пользуется MS Word или любым другим офлайновым текстовым редактором?

• Автор пишет текст.
• Автор высылает текст заказчику.
• Заказчик вносит правки.
• Заказчик высылает текст автору.

И так до победного конца.

Приходится создавать несколько версий документа, что неизбежно приводит к путанице в многочисленных правках, включать и выключать режим рецензирования, искать в почте какой файл когда был выслан и так далее.

Google Docs многократно упростил этот процесс. Документ всегда находится в одном месте, к нему всегда имеют доступ все заинтересованные лица, которые могут наблюдать за ходом работы фактически в реальном времени. Текст никогда не потеряется, потому что хранится в облаке (вероятность того, что Google в одночасье куда-то исчезнет, так же мала, как и попадание метеорита точно в форточку).

Но несмотря на всю революционность гугл-документов, я всё равно их побаивался. Почему? Потому, что в них не было кнопки «Сохранить» — все изменения сохраняются автоматически. Но работать надо, потому просто начал их осваивать шаг за шагом, чтобы научиться использовать этот онлайн-редактор эффективно.

Начните с плана в новом гугл-документе

Почему нужно начинать с плана — об этом мы уже писали. С планом работать в Google Docs куда удобнее, чем без него. В первую очередь, это удобно для совместной работы. На этом этапе заказчик (или редактор издания, для которого вы пишете) может внести коррективы. Таким образом, вам не придётся переписывать целые куски текста впоследствии.

Писать план именно в гугл-документе совсем не обязательно. Можно использовать какой-нибудь сервис для планирования командной работы: в редакции мы пользуемся Trello, когда работаем над сложными проектами с участием заказчика, то публикуем и обсуждаем планы в Basecamp. Главное — чтобы план был.

Напишите основные мысли, которые хотите осветить в своём тексте. Каждую мысль с новой строки. Только после этого можно приступать к написанию статьи.

Заголовок и подзаголовки в Google Docs

Думаю, людям, давно работающим с текстами, не нужно пояснять удобство использования стилей. С их помощью можно быстро выделять одинаковые по смыслу элементы текста, например, заголовки, и в случае чего одновременно изменить их оформление.

Но выделение заголовков с помощью встроенных стилей гугл-документов выполняет ещё и две полезные функции.

1. Автоматически создаёт структуру документа, которая отображается слева. С её помощью удобно работать с большим документом, быстро перемещаясь к нужному блоку.
2. Облегчает заказчику чтение текста. Выделенные крупным шрифтом заголовки позволяют пробежаться по тексту, быстро схватить его суть.

Обратите внимание, что в Google Docs есть отдельный стиль для названия документа и отдельные — для заголовков каждого уровня.

Такое разделение может показаться непривычным после MS Word, но к этому легко привыкнуть.

Проверьте важные мелочи

Когда текст будет готов, нужно вставить иллюстрации и ссылки. Хотя я предпочитаю вставлять ссылки сразу. Важно тут следующее: благодаря тому, что гугл-документы находятся в облаке и частично интегрированы с поисковой системой, они предоставляют дополнительные возможности.

Выделите любое слово и нажмите на кнопку вставки ссылки. На экране появится контекстное меню, в котором Google Docs сам найдёт в интернете сайт, который, по его мнению, подходит к этому слову.

Для поиска картинок можно использовать встроенные средства гугл-документов — поиск по картинкам Google. Вставить изображение в текст можно просто указав адрес, где оно размещено. Например, можно указать ссылку на превью изображения из фотостока, и заказчик сможет быстро перейти на него и приобрести для публикации.

Наведите лоск и готовьтесь к правкам

Немаловажный момент, отличающийся от работы с офлайновыми редакторами. В Google Docs по умолчанию ведётся запись всех изменений документа. Вы наверняка видели, как во время написания текста меню появляется слово «Сохранение…», а когда вы останавливаетесь, она изменяется на строку «Все изменения сохранены на Диске».

Так вот, если щёлкнуть левой кнопкой мышки по этой строке, откроется «История версий». Там можно посмотреть абсолютно всё, что вы делали с текстом: что удаляли, что добавляли и так далее. Как думаете, заказчику будет интересно увидеть, как именно шла работа над текстом?

Может быть и интересно, но совершенно не нужно. Перед тем как отправлять текст заказчику, скопируйте его в новый документ. Таким образом вы очистите всю историю версий и сможете начать с чистого листа, потому что вполне возможно, что вам придётся вносить многочисленные правки по замечаниям заказчика, и старая история не будет вам мешать в них разбираться.

Переходим в Google Docs?

Кто-то так и сделал, а кто-то не спешит. После этой статьи может показаться, что я в первой группе, но это не совсем так. Я продолжаю пользоваться и старым-добрым MS Word, хотя страх перед гугл-документами уже давно прошёл. Кстати, в «Ворде» тоже есть возможность совместной работы с текстами. Только реализована она не так удобно, а потому и не пользуется популярностью.

#гугл_документы #google_docs